מערכת BI – בינה עסקית – היא מערכת המשלבת בין יכולות המכונה לתובנה אנושית. המערכת בנויה על בסיס מנוע רב עוצמה, השואב מידע ממקורות שונים, ביניהם מקורות פנים ארגוניים, כמו מערכות לניהול משאבי הארגון ומערכות לניהול קשרי לקוחות ומקורות חוץ ארגוניים כמו סניפים וחנויות, פורטלים, אתרי אינטרנט, לוחות מכירה, אתרים של גופים רשמיים ומוסדות מדינה, רשתות חברתיות ועוד. את הנתונים שהמנוע אסף ממקורות שונים שהוגדרו לו מראש, הוא מציג באמצעות טבלאות, גרפים, תרשימים וכלים חזותיים בדשבורדים מובנים. בשלב הזה המשתמש יכול לתחקר את המידע הנאגר בשתי דרכים – על ידי בחירה בין שאילתות מובנות במערכת (זוהי השיטה הנהוגה במערכות BI מהדור הישן) או עלי ידי חקירה חופשית של הדאטה באמצעות שאילת שאלות כללית והקלקה על אובייקטים במסך (השיטה המאפיינת את מערכות ה-BI מהדור החדש).המשתמש יכול לייצא את הדאטה המוצג לפניו לטבלאות, גרפים, קבצי אקסל, קבצי power point ולהיעזר בו על מנת לתמוך בתהליך קבלת ההחלטות המקצועי. יחד עם זאת, כוחו המרכזי של כלי ה-BI בא לידי ביטוי בכך שהמידע המוצג למשתמשי המערכת הוא גם המידע העדכני ביותר, שאף מתעדכן בזמן אמת. למידע זה ניתן להתחבר מכל מכשיר בעל חיבור אינטרנטי באמצעות סיסמה אישית. ארגונים מבצעים שימוש במידע זה כדי לשכלל וליעל תהליכים מקצועיים ולשפר את ביצועיהם העסקיים.
הגדרת מטרות למערכת BI
מערכת ה-BI חולשת על כל תחום ארגוני, החל ממעקב אחרי עמידה ביעדי המכירה וכלה במעקב אחר ניהול המלאי. על אף שכלי ה-BI נשענים על פלטפורמה זהה, הם מיושמים ומוגדרים בהתאמה לצרכים ולמאפיינים הייחודיים של כל ארגון וארגון ונותנים מענה לפערים פונקציונאליים הקיימים במערכות הארגוניות כמו למשל: הצגה היסטורית של מידע, הפקת דוחות כספיים רב מטבעיים ורב חשבונאיים, מעקב אחר פניות פתוחות במערכת בחלוקה לשלבי הטיפול השונים, הקצאת משימות לאנשי מקצוע, מדידת יעילות של מהלכים עסקיים ולמעשה מתן מענה מלא לכל צורך ארגוני בריכוז מידע ובפיזור הערפל סביב תחום פנימי או חיצוני לארגון.
כדי לפשט את העניין הנה דוגמה למערכת BI העוסקת בניהול מספר רב של סעיפי תקציבי הפרסום. מערכת זו מושכת נתונים מכלל האמצעים בהם הארגון משקיע משאבים לפרסום: רדיו, טלוויזיה, מנועי חיפוש, רשתות חברתיות, עיתונות כתובה, שלטי חוצות וכדומה. המידע מוצג באמצעות דשבורד הבנוי מטבלה המרכזת את התקציבים, היעדים והביצועים, באופן זה הארגון למעשה מבין היכן הוא משקיע את כספו ומה האפיק שמניב לו את ההשקעה הטובה ביותר. כיוון שכל המידע מרוכז בטבלה ונצבע בהתאם להגדרות השונות, קל יותר לאתר מגמות וחריגות, להעביר תקציבים לאפיקים מניבים ולחקור לעומק את הסיבות להצלחה של מסע שיווקי אחד על פני מסע שיווקי אחר. מסך BI זה הופך למעשה ללב העבודה ומרכז קבלת ההחלטות הארגוני המבוסס על ידע אמיתי, מדוד ומהימן, המסייע לארגון לנתב את משאביו לאפיקים מניבים יותר ובכך לשפר את ביצועיו העסקיים.
דוחות ה-BI
אכן נהוג לכנות את מערכת ה-BI כמערכת דוחות, אך כינוי זה מתאים יותר למערכות הדור הישן, מערכות “שטוחות” המבוססות על שאילתות מובנות מראש, המושכות מידע מטבלאות במסד הנתונים (Data Base). מערכות אלו הן למעשה לא יותר ממערכות קלט-פלט ואין ביכולתן להעצים את יכולתו של המנהל לקבל החלטות טובות יותר או להתחקות אחר מגמות המתרחשות “בין השורות”. לעומתן, מערכות ה-BI מהדור החדש מאפשרות חקירה של הדאטה בזמן אמת על גבי הדשבורד עצמו, ללא כל תלות באנשי פיתוח ואף ללא כל תלות במבנה המידע המוצג. וזאת באמצעות לחיצה על ערכים העולים בחיפוש, וביצוע drill down, המאפשר לאתר מגמות גם במידע המקושר למידע עליו בוצעה השאילתה מלכתחילה. מערכות אלו מזכירות יותר פלטפורמות חיפוש במנועי חיפוש, הן מבחינת התצוגה והן מבחינת רמת השימוש והחופש הרב, שהן מאפשרות. באמצעותן כמובן ניתן להפיק דוחות בכל פורמט ואף להפיק תרשימי זרימה, המתעדים את תהליך קבלת ההחלטות של המשתמש. בנוסף, לרשות המשתמשים עומדים מגוון עזרי תצוגה, המאפשרים לו להדגיש נקודות מסוימות ואף לבנות דוחות בהתאם למידע ייחודי אותו הוא מבקש לחקור. כלי מעניין נוסף, שנמצא במערכות אלו נקרא story ותפקידו לאפשר למשתמש לצלם מסכים מתוך המערכת ולהפוך אותן למצגת, אותה ניתן לעדכן בזמן אמת ולהיעזר בה בכל עת כשנדרש להציג את הנתונים העסקיים.
רוצים גם להצטרף לנבחרת העתיד? כל הפרטים על קורס מפתחי BI – כאן
